Integritetspolicy Hammer & Hanborg by Jurek

Policyn gäller samtliga bolag inom Hammer & Hanborg koncernen (Hammer & Hanborg AB, Hammer & Hanborg Sverige AB, Hammer & Hanborg AS). Hammer & Hanborg (H&H) har varit verksamma inom rekrytering och personaluthyrning sedan 1994 och behandlar således en rad personuppgifter. Vi behandlar personuppgifter i samband med rekryteringsprocesser, konsultuthyrning och i samband med övriga tjänster. Nedan beskriver vi hur och i vilket syfte vi behandlar personuppgifter.

1. Allmänna Cookies

Cookies, eller kakorna är små textfiler som sparas på din dator, telefon eller surfplatta när du besöker en webbplats. Det är kakorna som hjälper dig att komma ihåg inställningar som t ex språk, användarnamn, textstorlek under en viss tid. Kakorna är till för att underlätta för dig att slippa göra om inställningar varje gång ett besök på en hemsida eller bläddra mellan sidor. Vi använder funktions- och analyskakor, inga kakor som sparar personuppgifter. Du kan radera kakor när du vill genom att ställa in dina preferenser i detaljsektionen i vår cookiepolicy. Du kan när som helst ändra dina preferenser genom att klicka på den lilla ikonen längst ner till vänster på webbplatsen. I denna finner du fullständig information om hur och vilka cookies vi samlar in.

Vill du veta mer om cookies i allmänhet är en bra hemsida föra läsa mer om vad cookies är för något och hur de funkar cookielagen.se.

 

2. Google Analytics

Vi använder detta verktyg Google Analytics, för att kunna anpassa och utveckla vår hemsida.

 

3. Kontaktperson hos potentiell kund

I syfte att kunna kontakta dig i egenskap av potentiell kundkontakt gällande våra tjänster samt marknadsaktiviteter samlar H&H in dina personuppgifter. Dessa samlas antingen in via interna nätverk eller från tredje part, såsom offentliga register eller sociala medier och lagras i vårt affärssystem med målet att vi ska kunna upprätta en affärsrelation med dig och att vi ska kunna bjuda in dig till marknadsaktiviteter.

Vi stödjer vår insamling av dessa personuppgifter på vårt intresse av att kunna upprätthålla och bibehålla affärsrelationer. Vi har som rutin att varje medarbetare som via telefon eller via digitala kanaler inlett kontakt med dig och där du under samtalet visat intresse för att skapa en vidare relation med oss, följer upp med ett e-postmeddelande med en länk till denna policy.

Vi använder även kontaktuppgifterna för att kunna bjuda in dig till relevanta event och för marknadsutskick för att kunna hålla dig uppdaterad om H&H och våra tjänster. Vi försöker alltid se till att begränsa utskick till sådant som bedöms vara relevant för dig i din yrkesroll. För varje utskick kommer du att ges möjlighet till avregistrering. Läs gärna mer nedan.

 

3.1 Vilka personuppgifter samlar vi in?

• För- och efternamn
• Befintlig arbetsgivare
• Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel och arbetsplatsadress
• Ev. uppgift om tidigare arbetsgivare (om du varit kund tidigare)
• Land
• IP-adress
• Korrespondens och sammanfattningar av telefonsamtal mellan dig och H&H

3.2 Gallring

Vi kommer att behandla dina personuppgifter till dess att de inte längre behövs för att uppfylla ovan nämnda ändamål eller till dess du begär att inte längre finnas registrerad hos oss. Vi raderar i så fall uppgifterna skyndsamt. Personuppgifter som blivit inaktuella, t ex på grund av pensionsavgång eller avslutad affärsrelation, raderas utan onödigt dröjsmål så snart vi mottagit information om detta. Uppgifterna kommer även att raderas utan onödigt dröjsmål på din uttryckliga begäran.

H&H har dessutom rutiner för att regelbundet gallra kontaktuppgifter som inte längre uppfyller sitt syfte.

 

3.3 Dina Rättigheter

Det är viktigt för oss att du känner till de rättigheter du har som individ. Läs vidare längre ner.

 

4. Kontaktperson hos befintlig kund

I syfte att upprätthålla affärsrelationer med våra kunder och för att kunna leverera de tjänster vi åtagit oss behandlar H&H våra kontaktpersoners personuppgifter. Vi har antingen samlat in dem i samband med att vi bearbetat dig för att bli kund eller efter att vi kommit överens om att inleda en affärsrelation (enligt den rättsliga grunden Avtal). Vi använder även kontaktuppgifterna för att kunna bjuda in dig till relevanta event och för marknadsutskick för att kunna hålla dig uppdaterad om H&H och våra tjänster. För varje utskick kommer du att ges möjlighet till avregistrering.

4.1 Vilka personuppgifter samlar vi in?

• För- och efternamn
• Befintlig arbetsgivare
• Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel och arbetsplatsadress
• Beställningshistorik
• Ev. uppgift om tidigare arbetsgivare (om du varit kund tidigare)
• Korrespondens och sammanfattningar av telefonsamtal mellan dig och H&H
• Land
• IP-adress

4.2 Gallring

Vi kommer att behandla dina personuppgifter till dess att de inte längre behövs för att uppfylla ovan nämnda ändamål eller till dess du begär att inte längre finnas registrerad hos oss. Vi raderar i så fall uppgifterna skyndsamt. Personuppgifter som blivit inaktuella, t ex på grund av pensionsavgång eller avslutad affärsrelation, raderas utan onödigt dröjsmål så snart vi mottagit information om detta. Uppgifterna kommer även att raderas utan onödigt dröjsmål på din uttryckliga begäran. H&H har dessutom rutiner för att regelbundet gallra kontaktuppgifter som inte längre uppfyller sitt syfte.

4.3 Dina Rättigheter

Det är viktigt för oss att du känner till de rättigheter du har som individ. Läs vidare längre ner.

 

5. Referenspersoner

Hammer & Hanborg pratar med många referenspersoner varje år i samband med att vi genomför rekryteringar och konsulthyrningsuppdrag för våra kunders räkning. De kandidater som ingår i slutskedet av processerna lämnar själva referenspersoner till oss. När så sker ansvarar kandidaten själv för att informera dig som referensperson att dina kontaktuppgifter lämnas vidare till H&H. Vår behandling av dina personuppgifter som referensperson stödjer vi på den intresseavvägning som föreligger för att kunna hjälpa individer vidare i sin karriär. Vi sammanfattar samtliga referenser och skickar över utlåtanden i en rapport som delges kunden muntligen eller skriftligen. Alternativt genomför vi referenstagningen via vårt digitala referensverktyg Refapp.

5.1 Vilka personuppgifter samlar vi in?

• För- och efternamn
• Kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, yrkestitel och arbetsplatsadress
• IP-adress när vi använder oss av vårt digitala referensverktyg Refapp

5.2 Gallring

Vi gallrar löpande i våra rekryteringsprocesser och referensrapporten lagras i upp till 3 år efter avslutad rekryteringsprocess. Detta sker för att H&H ska kunna tillvara ta vår rätt vid en eventuell diskrimineringstvist.

 

6. Hur jobbar Hammer & Hanborg med Search?

H&H söker ständigt efter talanger, även de som inte själva sökt sig till oss. Vår rutin är att varje medarbetare hos H&H som kontaktar en potentiell kandidat via telefon eller digital kanal alltid hänvisar till vår webbaserade kandidatplattform. När en kandidat registrerar sina uppgifter via vår webb/kandidatplattform ingår vi ett ömsesidigt avtal mellan oss och den registrerade om att kunna erbjuda potentiella karriärvägar.

När vi samlat in personuppgifter om en potentiell kandidat tar vi alltid kontakt inom 30 dagar och ger kandidaten möjlighet att registrera sina uppgifter via vår webb/kandidatplattform där vi ingår ett ömsesidigt avtal. Om en kandidat inte har något intresse av att ha ytterligare kontakt med H&H efter vår avstämning raderar vi skyndsamt alla insamlade uppgifter.

Om en kandidat inte vill registrera sina uppgifter via vår kandidatplattform, men ändå vill ingå i urvalet till den aktuella tjänsten, behåller vi uppgifterna endast för den aktuella rekryteringen till vilken vi sökt fram kandidaten. Därefter behandlas uppgifterna enligt våra rutiner för övriga kandidater dvs med hänvisning till vår kandidatplattform. Vid första kontakt med kandidaten skickar vi alltid över länk till denna integritetspolicy. Behandlingen stöds av H&Hs berättigade intresse att samla in och behandla uppgifter om eventuella kandidater. H&H har gjort bedömningen att fördelarna med behandlingen väger tyngre än ditt intresse för att inte information används för rekryteringsändamål.

Under arbetet med search arbetar vi främst med LinkedIn Recruiter Professional. Inga profiler sparas ner lokalt, utan allt samlas i projekt LinkedIns plattform. Vi har gjort bedömningen att även här finns det ett berättigat intresse med behandlingen för att H&H att samla in information om potentiella kandidater som väger tyngre än ditt intresse att informationen inte används för rekryteringsändamål.

Andra möjliga sammanställningar av potentiella kandidater sparas i max 30 dagar, om personen inte har gett tillstånd till att spara datan längre.

 

7. Hur behandlas fotografier och mingelbilder vid evenemang och aktiviteter?

Vi bjuder in till många event/workshops per år och vill visa upp och marknadsföra/informera om oss som verksamhet. Workshops är en stor del av vårt arbete, för att ge och inspirera till framtidens professionella liv. Vi är medvetna om att bild samt video/ljud är en personuppgift och därför ska vi vara tydliga med att informera om att personer kan komma att vara med på bild samt ljud. Denna information står på inbjudan, samt i all marknadsföring i de sociala kanalerna. H&H har gjort bedömningen att det finns ett berättigat intresse med behandlingen för H&H att kunna publicera mingelbilder från event som väger tyngre än ditt intresse att informationen inte används för detta ändamål.

Om det mot förmodan skulle vara en person som missar denna information eller vill invända mot behandlingen, så har denne rättigheter att invända mot detta och vi avser att ta bort bilden. För radering skicka ett mail till info@hammerhanborg.com.

 

8. Direktmarknadsföring

Du har rätt att invända mot att dina personuppgifter används för direktmarknadsföring enligt rättslig grund intresseavvägning. Med direktmarknadsföring avses digitala utskick, e-post och sms. Detta genom avregistering så kallad opt-out. Då försvinner du från våra utskickslistor. Vi har uppdaterat informationen i våra utskick, t ex jobbmail, för att förtydliga hur avregistreringen går till.

 

9. Kandidater som registrerat sig i vårt kandidatnätverk

Vår rutin är att varje medarbetare hos Hammer & Hanborg (H&H) som kontaktar en potentiell kandidat via telefon eller digital kanal alltid hänvisar till vår webbaserade kandidatplattform. När en kandidat registrerar sina uppgifter via vår webb/kandidat- plattform ingår vi ett ömsesidigt avtal mellan oss och den registrerade om att kunna erbjuda potentiella karriärvägar.

Genom din registrering blir du sökbar för oss på H&H för både publika och icke publika tjänster som H&H anser passar din profil. Antingen kan du söka publika tjänster själv via vår webb eller så kontaktas du av oss för att godkänna att du vill ingå i processer för både publika och icke publika tjänster.

 

9.1 Vilka personuppgifter samlas in?

Vår rutin är att varje medarbetare hos Hammer & Hanborg (H&H) som kontaktar en potentiell kandidat via telefon eller digital kanal alltid hänvisar till vår webbaserade kandidatplattform. När en kandidat registrerar sina uppgifter via vår webb/kandidat- plattform ingår vi ett ömsesidigt avtal mellan oss och den registrerade om att kunna erbjuda potentiella karriärvägar.

Genom din registrering blir du sökbar för oss på H&H för både publika och icke publika tjänster som H&H anser passar din profil. Antingen kan du söka publika tjänster själv via vår webb eller så kontaktas du av oss för att godkänna att du vill ingå i processer för både publika och icke publika tjänster.

9.2 Behandling av personnummer

Behandling av personnummer kommer endast att ske vid bakgrundskontroll. Du som kandidat bör med anledning av detta inte uppge ditt personnummer i ditt CV/din ansökan/Kandidatprofil. Om en bakgrundskontroll sker i samband med en rekryteringsprocess kommer du att informeras om att så kommer att ske och du samtycker då till att vi behandlar ditt personnummer.

9.3 Vilka personuppgifter kan komma att behandlas när du är kandidat hos oss?

•  För- och efternamn
• Kontaktuppgifter såsom, e-postadress, telefonnummer och hemadress
• Tidigare arbetslivserfarenhet och utbildningar/kurser
• Intervjuanteckningar
• Videoinspelning av ev. intervju med H&Hs rekryteringskonsult samt transkribering av intervjun som vi endast använder för internt bruk
• Testresultat från testverktyg som används i urvalsarbete
• Information om hur du har interagerat med oss
• Referensers utlåtande
• IP-adresser
• URL-er t ex länk till din LinkedIn-profil
• De dokument (personliga brev och CV) som du själv laddat upp till vår plattform via vår webb

9.4 Syftet

Syftet med att samla in dina personuppgifter är att H&H ska kunna upprätthålla en relation med dig som kandidat för att vi ska kunna erbjuda dig potentiella, relevanta karriärvägar via rekrytering och/eller konsultuthyrningsuppdrag. Vi kan även komma att använda dina kontaktuppgifter till att bjuda in till event och seminarier samt för att delta i undersökningar. För varje utskick kommer du att ges möjlighet till avregistrering.

9.5 Överföring av personuppgifter till kund

De personuppgifter som H&H behandlar om dig som kandidat kan komma att överföras till kund under en rekryteringsprocess. Med hänsyn till din integritet skickar vi aldrig din profil till kund utan att först ha haft en dialog med dig då du visat intresse för den aktuella tjänsten. Testresultat från testleverantör kan komma att överföras till kund för de uppdrag du är aktuell för.

9.6 Överföring till extern leverantör

Det kan förekomma att du som kandidat får genomföra t ex personlighets- och/eller färdighetstester som tillhandahålls av en extern leverantör. Dina personuppgifter kan komma att överföras till och behandlas hos leverantören för genomförande av sådana tester. Den behandlingen har du godkänt genom att registrera dina uppgifter via vår kandidatplattform samt godkänt att du vill ingå i den aktuella rekryteringsprocessen.

9.7 Dina referenser

I en rekryteringsprocess kan vi komma att be dig lämna referenser till oss. Du är ansvarig för att informera referenserna om att deras personuppgifter har lämnats till oss. Vi tar aldrig referenser från några andra referenspersoner än de som du själv lämnat till oss.

9.8 Gallring

H&H kommer att spara dina personuppgifter för framtida karriärmöjligheter. Uppgifter som är relevanta för en enskild rekryterings- eller konsultuthyrningsprocess, så som intervjuanteckningar och uppgifter från referenser sparas dock enbart så länge de är nödvändiga för processen i fråga och därefter i upp till tre år efter avslutad rekryterings- och /eller konsultuthyrningsprocess. Detta för att vi ska kunna tillvarata vår rätt vid en eventuell diskrimineringstvist. Vi gallrar också regelbundet i vår kandidatbas för att den ska hållas uppdaterad och relevant.

9.9 Nyhetsbrev

Du kan anmäla dig till vårt nyhetsbrev som inte är kopplat till din profil och personuppgifter i vår kandidatdatabas. Du kan när som helst avanmäla dig från nyhetsbrevet. I och med att du avanmäler dig som prenumerant på vårt nyhetsbrev blir du inte automatisk borttagen ur vår kandidatdatabas. Om du vill ta bort dina personuppgifter från kandidatdatabas hänvisar vi till Rätten till radering.

9.10 Dina rättigheter som registrerad

Det är viktigt för oss att du känner till de rättigheter du har som individ.

9.11 Rätten till tillgång

Du har rätt att ta del av de uppgifter vi har registrerade om dig i vår kandidatdatabas. Om du vill veta vilka uppgifter vi har registrerade hos oss går du till Data & Privacy så får du tillgång till dina uppgifter i elektronisk form.

9.12 Rätten till rättelse

Du har rätt att få felaktiga uppgifter om dig rättade utan dröjsmål. De uppgifter du lämnat själv till oss via vår webb/kandidatplattform har du möjlighet att själv rätta genom att logga in i plattformen. Där har du också möjlighet att radera tidigare uppladdade dokument såsom CV och personliga brev. Du har även rätt att komplettera ofullständiga uppgifter genom att skicka oss kompletterande information. Skicka din rättelse/ komplettering till kandidat@hammerhanborg.com.

9.13 Rätten till radering

Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter som vi behandlar om dig. I de fall det finns legala skyldigheter som hindrar att H&H omedelbart kan radera vissa personuppgifter kan vi neka din begäran om radering. Dessa skyldigheter finns t ex i bokföringslagstiftningen. Det är också möjligt att fortsatt behandling är nödvändig för att vi ska kunna göra gällande, försvara eller fastställa rättsliga anspråk. Om du vill att dina uppgifter raderas går du till Data & Privacy.

Om inga legala skyldigheter hindrar oss från att radera dina uppgifter kommer de att raderas skyndsamt och senast inom 30 dagar och vi kommer att informera dig om att så sker.

9.14 Rätten till Dataportabilitet

I de fall H&Hs behandling av personuppgifter stödjer sig på fullgörande av avtal har du rätt att begära att de uppgifter som berör dig och som du lämnat till H&H överförs till en annan personuppgiftsansvarig. En förutsättning för detta är dock att överföringen är teknisk möjlig och att den kan ske automatiserat. Data & Privacy.

9.15 Rätten att lämna in klagomål

Om du anser att H&H behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt kan du, utöver att kontakta oss via DPO@jurek.se, lämna in ett klagomål hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

9.16 Säkerhet och sekretess

H&H har som mål att alltid behandla dina personuppgifter inom EU/ EES där våra IT-system finns. H&H har vidtagit säkerhetsåtgärder för att se till att behandlingen av personuppgifter sker på ett säkert sätt och för att skydda personuppgifterna mot olovlig tillgång, obehörig behandling och missbruk. Tillgången till de system i vilka personuppgifterna lagras är begränsad till de anställda och tjänsteleverantörer som behöver nå uppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Alla anställda är dessutom informerade om vikten av att säkerheten för personuppgifterna upprätthålls genom interna rutiner som reglerar användningen av lösenord och arbete som sker utanför kontoret och utomlands.

H&H övervakar även kontinuerligt våra system för att upptäcka sårbarheter och för att skydda dina personuppgifter.

 

10. Dina rättigheter som registrerad

Det är viktigt för oss att du känner till de rättigheter du har som individ. Läs vidare nedan samt under punkt 9.

10.1 Rätten till tillgång

Du har rätt att ta del av de uppgifter vi har registrerade om dig i vår kandidatdatabas. Om du vill veta vilka uppgifter vi har registrerade hos oss kan du maila oss på info@hammerhanborg.com så får du tillgång till dina uppgifter i elektronisk form.

10.2 Rätten till rättelse

Du har rätt att få felaktiga uppgifter om dig rättade utan dröjsmål. De uppgifter du lämnat själv till oss via vår webb/kandidatplattform har du möjlighet att själv rätta genom att logga in i plattformen. Där har du också möjlighet att radera tidigare uppladdade dokument såsom CV och personliga brev. Du har även rätt att komplettera ofullständiga uppgifter genom att skicka oss kompletterande information. Skicka din rättelse/komplettering till info@hammerhanborg.com.

10.3 Rätten till radering

Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter som vi behandlar om dig. I de fall det finns legala skyldigheter som hindrar att H&H omedelbart kan radera vissa personuppgifter kan vi neka din begäran om radering. Dessa skyldigheter finns t ex i bokföringslagstiftningen. Det är också möjligt att fortsatt behandling är nödvändig för att vi ska kunna göra gällande, försvara eller fastställa rättsliga anspråk. Om du vill att dina uppgifter raderas ska du skicka ett mail till info@hammerhanborg.com. Om inga legala skyldigheter hindrar oss från att radera dina uppgifter kommer de att raderas skyndsamt och senast inom 30 dagar och vi kommer att informera dig om att så sker.

10.4 Rätten att lämna in klagomål

Om du anser att H&H behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt kan du, utöver att kontakta oss via DPO@jurek.se, lämna in ett klagomål hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

 

11. Säkerhet och sekretess

H&H har vidtagit säkerhetsåtgärder för att se till att behandlingen av personuppgifter sker på ett säkert sätt och för att skydda personuppgifterna mot olovlig tillgång, obehörig behandling och missbruk. Tillgången till de system i vilka personuppgifterna lagras är begränsad till de anställda och tjänsteleverantörer som behöver nå uppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Alla anställda är dessutom informerade om vikten av att säkerheten för personuppgifterna upprätthålls genom interna rutiner som reglerar användningen av lösenord och arbete som sker utanför kontoret och utomlands.

Vi strävar alltid efter att säkerställa att dina personuppgifter inte lagras eller hanteras utanför EU/EES. Ibland kan dock dina uppgifter behöva överföras eller hanteras av våra leverantörer/partners i länder som Norge eller USA. I sådana fall tillämpar vi antingen beslut om adekvat skyddsnivå enligt artikel 45 i Dataskyddsförordningen eller lämpliga skyddsåtgärder enligt artikel 46 i Dataskyddsförordningen, såsom EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

När dina uppgifter överförs eller hanteras utanför EU/EES, vidtar vi adekvata säkerhetsåtgärder, inklusive standardavtalsklausuler (SCC), avtalsrättsliga, organisatoriska och/eller tekniska skyddsåtgärder. Detta säkerställer att dina uppgifter behandlas på ett sätt som uppfyller gällande lagkrav för skyddsnivåer.

Om du vill ha mer information om de åtgärder vi vidtar för att skydda dina uppgifter eller om var dina uppgifter är tillgängliga, är du välkommen att kontakta oss på info@hammerhanborg.com.

H&H övervakar även kontinuerligt våra system för att upptäcka sårbarheter och för att skydda dina personuppgifter.

 

12. Frågor om Integritetspolicyn

Om du har frågor är du välkommen att kontakta vårt dataskyddsombud på mailadress DPO@jurek.se.