Konsult For Hammer HanborgKonsult For Hammer Hanborg

Blogg

2020-03-31

5 tips på hur du kan jobba med interninformation under speciella tider som dessa

Vad händer när vardagen vänds upp och ner och vi kommunikatörer, särskilt vi som jobbar med interninformation måste stuva om planeringen och hantera krisinformation till medarbetarna parallellt med vanliga uppgifter?

Konsult Anneli LaineKonsult Anneli Laine

Foto: Anders Ångström

Författare: Anneli Laine

Här kommer 5 tips från Anneli Laine, uthyrd konsult hos oss på Hammer & Hanborg. Anneli har jobbat med de flesta discipliner inom kommunikation, dock mest erfarenhet av internkommunikation som hon verkligen brinner för.

  1. Gör interninformationen lättillgänglig för medarbetarna Skapa en samlingsplats för informationen. Förslagsvis en egen sida på intranätet där du samlar upp frågor och svar samt annan relevant dokumentation. Eller om man föredrar att använda digitala plattformen Teams som fungerar perfekt för att lagra dokumentation, chatta och ha digitala möten med kollegorna. Dom flesta av oss hanterar redan vår arbetsdag i olika digitala plattformar.
  2. Var tillgänglig och transparent Informera och berätta om det du kan, utifrån rådande situation. Att säga att man inte har ett svar just nu, men återkommer, är också ett svar. Det visar att du lyssnar och tar din målgrupp på allvar. Var tillgänglig och bestäm vem som ska besvara vad och när. Det skapar en känsla av trygghet hos målgruppen och förhoppningsvis ökat förtroende för avsändaren.
  3. Ha en god struktur Ofta är det mycket som ska kommuniceras och dokumenteras med hög en hög frekvens. Ha koll på dokument- och versionshantering, det gör det hela mycket lättare eftersom det ofta sker uppdateringar flera gånger om dagen. Har ni en krisgrupp och i så fall hur skapar ni god möteskultur i en påfrestande situation, jo genom struktur. Vilken nulägesbild gäller just nu? Vad innebär den för verksamheten? Vilka åtgärder och aktiviteter måste vidtas och hur kommunicerar vi dessa? Genom vilka kanaler och vid vilken tidpunkt? Och sist men inte minst, för att få ett bra genomförande, bestäm vem som ansvar för vad.
  4. Glöm inte bort affären Trots att stort fokus ligger i att kommunicera runt det som handlar om krisen, glöm inte bort verksamheten och affären! Det måste finnas en balans och verksamheten stannar ju inte för att vi helt plötsligt har fått en kris i knät. Dessutom blir det ju ganska dystert, här har vi kommunikatörer ett ansvar att säkerställa att positiva, verksamhetsnära nyheter också kommuniceras. Ofta finns det medarbetare som gör massor av goda insatser och tar nya initiativ, kommunicera dessa och lyft goda exempel som förhoppningsvis inspirerar och sprider ringar på vattnet.
  5. Jobba integrerat och samarbeta ännu mer Kom ihåg att jobba integrerat med intern- och extern kommunikation. Ofta kan man använda samma innehåll, skruva om texten för att den passar aktuell målgrupp. Det är både smart och effektivt. Och glöm inte bort att lyfta och boosta varandra, det är givetvis alltid viktigt, men ännu viktigare i pressade lägen. Vi behöver bli bättre på att stötta varandra, så släpp prestigen och hjälp andra att bli hjältar.

♥ I vårt nätverk finns konsulter på alla nivåer som ni kan hyra in för kortare eller längre uppdrag; från några veckor till flera år, på heltid eller deltid. Kolla in exempel på personer som kan börja hos er inom kort.

Klicka här och börja prenumerera på vårt jobbmail