Kompetensbaserad rekrytering

Kompetensbaserad rekrytering innebär ett strukturerat tillvägagångssätt för att arbeta professionellt, och så objektivt som möjligt. För att göra detta är vårt kravprofilsmöte med vår uppdragsgivare jätteviktigt, där vi tillsammans med kunden identifierar vilka kompetenser som är avgörande för att lyckas och bli framgångsrik i den aktuella rollen.

När kompetensen är i fokus ökar möjligheten att matchningen blir den bästa möjliga mellan företag och kandidat. För att lyckas krävs det att företaget gör sin hemläxa med att kartlägga vilka kompetenser som krävs för rollen. Det görs genom att definiera syfte och mål med rollen. När det är kartlagt kan det vara enklare att bryta ner vad personen behöver kunna för att bli framgångsrik i rollen. Är det några program/system som är viktiga att kunna hantera? Är det några beteendekompetenser som är avgörande för att lyckas i rollen? Vad är viktigt att personen redan kan, och vad kan hen lära sig med tiden? Alla kandidater utvärderas baserat på dessa kompetenser via kompetensbaserade frågor, som kan kopplas till ett kompetensramverk och vi tittar på hur varje individs kompetenser kan kopplas till kravprofilen.

När vi jobbar på det här sättet skapas goda förutsättningar för att kandidaten får utrymme och möjlighet att använda och utveckla sina kompetenser i rollen – vi rekryterar på potential. Vi har också skrivit 5 bloggar med strategier om hur ni som företag kan locka rätt kompetens till er.

Både kunden och vi som rekryteringsföretag gynnas av en kompetensbaserad rekryteringsprocess, då den oftast upplevs som professionell och attraktiv av kandidaten. Och kandidatupplevelsen är en viktig del för oss. Eftersom vi jobbar med nischad rekrytering kan man en dag vara kandidat, en annan dag kund för att vid ett tredje tillfälle arbeta som underkonsult ute på uppdrag.

En annan stor fördel med kompetensbaserad rekrytering är att den på ett effektivt sätt undviker diskriminering, oavsett om det gäller ålder, kön eller etnisk tillhörighet. En kompetensbaserad rekryteringsprocess ökar möjligheterna för en fördomsfri rekrytering. Med fördomsfri rekrytering menas en rekryteringsprocess där beslut baserade på ”magkänsla” är minimerad. Den som rekryterar ska i största möjliga mån undvika att färgas av sina förutfattade meningar.

Hur ser processen för kompetensbaserad rekrytering ut?

I en kompetensbaserad rekryteringsprocess jämförs inte kandidaterna med varandra, utan istället ställs deras kompetens mot kravprofilen. För att detta ska bli framgångsrikt krävs goda kunskaper i hur man gör.

1 . Kompetensanalys

Grundarbetet är av stor vikt. Inledningsvis krävs en inventering i tid och analys för att ta reda på vilka kompetenser som är avgörande för rollen. Tillsammans med uppdragsgivaren identifierar vi kompetens som den kunskap, erfarenhet, begåvning, personlighet och motivation som en person (kandidat) använder och visar på i en given situation. Vi identifierar även vilken kompetens uppdragsgivaren behöver, för att klara den strategiska utvecklingen i företaget.

2. Kravprofil

Kravprofilen är som redan nämnt grunden till den komptensbaserade rekryteringsprocessen. Det är i kravprofilen de specifika kraven för rollen formuleras, förklaras och tydliggörs. Kravprofilen ska innehålla krav på erfarenhet, kompetens, kunskapsnivå i vissa program (exempelvis), krav på utbildning, personlighet och andra förutsättnignar som är viktiga för den aktuella rollen.

Kravprofilen ligger till grund för jobbannonsen, om en sådan ska skrivas, men också till uppdragbeskrivnigen till kandidater, för intervjuerna hos både oss och vår uppdragsgivare, för de ”tester” som görs och för referenstagningen i slutet av rekryteringsprocessen. Med utgångspunkt i kravprofilen bestäms vilka frågor som ska ställas till kandidaterna och referenserna, samt vilka tester som ska göras.

Det är nödvändigt att den rekryterande chefen och rekryteringskonsulten tillsammans arbetar fram kravprofilen. När man pratar om vad som ska ingå i en roll, och vad den blivande medarbetaren ska kunna och ha med sig, så kan önskelistan bli lång. Därför är det viktigt att identifiera skallkraven, vad måste man ha med sig – vad är avgörande? Det kan även vara en fördel att vikta de olika delarna, annars finns risken att kravprofilen blir för omfattande och omöjlig att matcha. Även om vi gillar utmaningar så måste grundarbetet vara gjort för att utfallet ska bli framgångsrikt.

3. Jobbannons

Jobbannonsens syfte är att attrahera relevanta kandidater att söka jobbet. Det innebär att annonsen måste vara tydlig. Den som läser den måste förstå vad jobbet innebär och vilka kompetenser som krävs. Annonsen är inte samma som kravprofilen. Därför behöver annonsen vara både tydlig och säljande.

Vi frångår mer och mer det personliga brevet och ställer istället frågor i ansökningsförfarandet som kandidaten ska svara på, självklart är dessa baserade på kravprofilen Det är även möjligt att genomföra en rekryteringsprocess utan vare sig CV eller personligt brev, istället jobbar vi enbart med kompetensbaserade frågor.

4. Search

Att komplettera annonsen med, eller att enbart genomföra, search för att hitta kandidater till rollen innebär att vi som rekryterare tar kontakt med personer som vi, utifrån kravprofilen bedömer, motsvarar de krav som finns på exempelvis kunskap, kompetens och utbildningsbakgrund. Dessa kandidater är redan på förhand utvalda baserat på sin kompetens och matchning mot kravprofilen även om de själva inte har sökt jobbet.

5. Kompetensbaserad intervju

När vi intervjuar så gör vi det strukturerat, med utgångspunkt i en kompetensbaserad intervjuguide som anpassas efter, varje unik kravprofil. Frågorna har definierats och formulerats i förväg och är fokuserade på både faktiska kunskaper som krävs och beteenden. Alla kandidater får under intervjun samma grundfrågor men olika uppföljningsfrågor baserat på svaret på grundfrågan. Vi utgår från metoden som kallas SBR, situation, beteende och resultat. Det innebär att vi ställer öppna och konkreta frågor där vi ber kandidaten berätta om en situation där hen använde sin kompetens XX, vi frågar om hur hen agerade, hur andra agerade och sist men inte minst vad resultatet blev.

När alla kandidater får samma kompetensbaserade intervjufrågor är det möjligt att identifiera de kandidater som i högst grad motsvarar kravprofilen, man kan även välja att poängsätta svaren för ytterligare tydlighet. Det innebär att det finns en enhetlig bedömningsskala och redan innan är den som intervjuar och den rekryterande chefen överens som vad som är ett bra svar.

6. Tester

Arbetspsykologiska tester, som ligger till grund för vår egen Kompetensmodell, är ett bra komplement för att få en tydligare bild av kandidaten. Vi på Hammer & Hanborg bestämde oss för att använda självskattningsformulär för att lära känna våra slutkandidater bättre. När vi återkopplar resultatet i rapporten från Kompetensmodellen handlar det om att få ytterligare belägg om hur kandidaten hanterar de av kunden efterfrågade kompetenserna. På så sätt kan vi ge mer information till våra kunder om respektive kandidats potential och kompetens. Det innebär också viktiga insikter för kunden, för att kunna genomföra en relevant onboarding, och för framtida utveckling för kandidaten i organisationen.

I vissa fall är det relevant att komplettera personlighetsformulären med kognitiva tester, det vill säga tester som visar på färdigheter. Vi erbjuder färdighetstester som mäter verbal, induktiv och numerisk förmåga, samtliga framtagna av SHL.

I vårt område, kommunikation och marknadsföring, är det ofta viktigt att kunna hantera text, och därför uppskattar många kunder att vi mäter så kallad verbal förmåga. Det test vi använder mäter kandidaternas förmåga att få ut relevant information från olika typer av skriftliga källor och kunna göra objektiva bedömningar utifrån dessa. Verbal förmåga är viktigt i roller där man ska förstå rapporter och dokument, följa skriftliga instruktioner och förbereda skriftliga dokument. Testet handlar främst om förståelse, användning och utvärdering av verbal information, snarare än ordförråd eller grammatik. Om det i stället är det senare man är ute efter rekommenderar vi ett skrivtest i stället - eller att vi gemensamt med vår uppdragsgivare tar fram en konkret uppgift som ett test.

Vi har också möjlighet att mäta så kallad induktiv förmåga, vilket mäter kandidaternas förmåga att dra slutsatser från- och förstå samband mellan olika koncept. Uppgifterna inkluderar att utröna mönster i en uppsättning bilder och identifiera rätt nästa bild från de givna alternativen. Induktiv förmåga kan behövas i roller där man ska jobba med nya koncept och tillvägagångssätt och kunna lösa komplexa och tvetydiga problem.

Slutligen kan vissa roller kräva en stor förmåga att hantera sifferanalys. Då kan vi erbjuda det numeriska testet som mäter den numeriska förmågan, vilket innebär kandidatens förmåga att svara på frågor med hjälp av fakta och siffror som presenteras i tabeller och statistik. För varje fråga får man vanligtvis ett antal alternativ att välja från. Testet är relevant om det ingår i rollen att analysera numerisk information för att göra beräkningar som genererar rätt lösning och/eller att analysera numerisk data för att lösa problem.

Vi har ytterligare ett test som mäter vilka drivkrafter som är starkast för en kandidat. Det är också ett självskattningsformulär: Motivation Questionnaire  (MQ). MQ visar på individens drivkrafter för att lyckas i sitt jobb. SHL har identifierat sex drivkrafter som utmärker högpresterare, som vi i vår kompetensmodell har valt att fokusera på. Vi kan självklart använda MQ till att utvärdera drivkrafterna i en grupp och då titta på flera olika motivationsfaktorer.

7. Referenstagning

Vi har länge arbetat med digitaliserad referenstagning. Detta för att ge referensen en flexibilitet när hen vill och kan svara, men även för att få referensens exakta ord. Vid en muntlig referenstagning är det lätt hänt att den som frågar, lyssnar och antecknar blir färgad av refernsen och väljer ett eget ord istället för att skriva det ordet som referensen säger. Digitaliserad referenstagning säkerställer även att alla referenser får svara på exakt samma frågor om kandidaten. Det minimerar risken för att rekryterarens bekräftelsebias gör att frågor ställs på ett mer eller mindre gynnsamt sätt.

Digital referenstagning ökar validiteten, och syftar till att verifiera de uppgifter som framkommit under rekryteringsprocessen, och ger information om tidigare arbetsprestationer och kandidatens personliga egenskaper. Referenser kan anses ha låg validitet då kandidaten i normalfallet väljer ut sina referenser. Då kan vi ställa oss frågor som; hur trovärdiga är referenserna i sin bedömning? Finns det subjektivitet inblandat i bedömningen? Gör olika referenser samma bedömning? Gör en referens samma bedömning om denne ombeds göra den igen? Frågorna som ställs i referenstagningen baseras och formuleras med kravprofilen som utgångspunkt.

Under hela rekryteringsprocessen gäller det att ha kravprofilen tillgänglig - både i huvudet och fysiskt. Vi uppmanar våra uppdragsgivare att regelbundet gå tillbaka till den för att säkerställa vilka kompetenser som ska bedömas. Varje kandidat ska individuellt ställas mot kravprofilen – inte mot varandra. Den som i högsta grad motsvarar kravprofilen är den som är bäst lämpad för rollen.

Om man gör sitt urval eller sin intervju på magkänsla är risken större att beslut fattas med stora inslag av subjektivitet. Risken för diskriminering ökar och tendensen kan vara att man väljer en person som liknar en själv.

Vi utvärderar kontinuerligt alla steg i vår rekryteringsprocess för att systematiskt skapa ett bättre underlag för kommande rekryteringar.